Digitale Raumbuchungssysteme mit digitalSIGNAGE.de
Die temporäre und aktuelle Buchung von Besprechungs- und Veranstaltungsräumen auf dem Campus großer Unternehmen, in Kongresszentren, Hotels oder der Gastronomie stellt für die Planung und Verwaltung eine Herausforderung dar. Ein manuelles Handling ist ineffizient, weil es die Nachverfolgung von Tabellen, die Beschriftung oder die Benachrichtigung der Teilnehmer erfordert. Digitale Türschilder sind nur ein erster Schritt zur Optimierung. Mit der Integration der Displays in gängige Online-Kalender ermöglicht digitalSIGNAGE.de eine weitgehende Automatisierung des Raumbuchungsprozesses.
Die Prüfung der Verfügbarkeit von Räumen, deren Blockierung und Beschriftung vor Ort sowie die Bestätigung an die Teilnehmer umfasst eine Reihe von Schritten, die mit hohem Aufwand verbunden sind. Kurzfristige Absagen führen bei einer manuellen Verwaltung zu Leerständen, sinkender Wirtschaftlichkeit und Unzufriedenheit der Nachfrager. Digitale Türschilder allein ersparen zwar die händische Beschriftung der Räume, ermöglichen jedoch noch keine zeitnahe Vergabe. Mit der Anbindung an verbreitete Kalender in Outlook, Exchange oder Google lässt sich der Prozess automatisieren und deutlich nachhaltiger gestalten.
Voraussetzung für die Umsetzung eines elektronischen Raumbuchungssystems sind zunächst smarte digitale Türschilder, die von digitalSIGNAGE.de in den Größen 10, 15 und 22 Zoll angeboten werden. Sie verfügen über eine HD-Auflösung und deaktivierbare Touch-Funktion, um am Eingang des Geschehens über die aktuelle Buchung zu informieren. Themen können so auch vor Ort per Touch aktualisiert werden. Mittels einer Integration in eine entsprechende Cloud-basierte Software lässt sich die Buchung komplett automatisieren. Sie ermöglicht eine direkte Ansteuerung der Displays durch autorisierte Personen mit Direktanbindung über Smartphone, Tablet, Desktop und Browser.
In Verbindung mit digitalSIGNAGE-Displays in Foyers und Warteräumen werden Besucher und Teilnehmer aktuell über die Raumbelegung oder Zusatzinformationen wie Verlegungen oder Zeitverschiebungen informiert. Auch eine digitale Einlasskontrolle lässt sich mit der angebotenen Software realisieren.
Hardwareseitig sind die Displays mit Hartglas, hoher Bildqualität und einem integrierten 1,8-GHz-Quad-Core-Prozessor, PoE sowie weiteren Kommunikationsschnittstellen ausgerüstet, um Leistungsfähigkeit und Wartungsfreiheit zu garantieren. digitalSIGNAGE.de bietet dazu ein umfangreiches Paket an Support-Dienstleistung an.
„Die Verwaltung von Veranstaltungsräumen ist nach wie vor eine Aufgabe, die langfristige Planung mit schneller Reaktion auf Veränderungen erfordert. Manuell ist dies bei einer Zahl von Teilnehmern, die vielleicht zwischen zehn und ein paar Hundert liegt, nur schwer zu bewerkstelligen. Digitale Türdisplays gehen heute über die Aufgabe der reinen Beschriftung weit hinaus. Sie ermöglichen mit der entsprechenden Integration eine weitgehende Automatisierung eines Prozesses, der zuvor viele manuelle Schritte erfordert hat.“
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